Samen verantwoordelijk voor resultaat


Zorggroep Oude en Nieuwe Land (ZONL) is bezig met de invoering van nieuwe zorgtechnologie in diverse woonzorglocaties en hanteert daarbij een bijzondere aanpak waarbij de samenwerking met de leverancier een belangrijke rol speelt. “Wij zijn bezig met iets heel innovatiefs in een vrij traditionele organisatie. Daarbij zijn we samen verantwoordelijk voor de resultaten van het project, ook nadat het technische deel is afgerond”, een gesprek met ZONL-projectleider Daisy Vliegenthart en Peter Eggens, senior adviseur van leverancier Avics. Bestuurder en MT van ZONL hebben een organisatiebrede visie op ‘Betrokken zorg in de realiteit van nu’ ontwikkeld. Deze is vertaald naar een visie op technologie waarin ZONL onderzocht hoe zorgtechnologie als hulpmiddel is toe te passen voor het zoveel mogelijk waarborgen van de eigen regie en zelfstandigheid, hoe ze mede met technologie kan ondersteunen op een voor de bewoners en medewerkers passende manier. “Mensen weten zelf het beste wat goed voor ze is”, legt Vliegenthart uit: “Het uitgangspunt is dat de cliënt centraal staat met daaromheen een kring van ondersteuning en dat je als organisatie hier zo goed mogelijk op aansluit.” Begin vorig jaar werd deze visie op technologie, die organisatiebreed voor technologie en ict is opgesteld, vertaald naar de situatie in het Emmeloordse Talma Hof. Omdat de bewoners hier verpleeghuiszorg nodig hebben, werden veiligheid en privacy de uitgangspunten. Vliegenthart: “In Talma Hof hadden we een sterk verouderd systeem. Met de steeds zwaardere zorg die mensen nodig hebben, was de roep om veilige en betrouwbare technologie groot. Kortom: er moest iets gebeuren en snel ook.”

Licentie-vrij
De aanbesteding begon met een request for information (RFI) aan ongeveer 35 partijen. Er werd niet om een bepaald type sensoren gevraagd, maar uitgegaan van de kracht van de markt door functioneel te specificeren wat ze wilden: “We willen de mensen veiligheid en privacy bieden, dus we vroegen de leveranciers welke diensten zij daarbij licentie-vrij konden leveren.” Eggens over deze aanpak: “Het was erg leerzaam, heel anders dan we tot nu toe gewend waren. “

Geen gedoe
De functionaliteiten, zoals wifi, telefonie, zorgtechnologie en infrastructuur, werden als dienst in de Cloud geleverd. Inclusief de service- en garantieverlening van vijf jaar, waarmee de functionaliteit is geborgd. “Als er dingen kapot gaan, zorgen wij voor vervanging of reparatie. Dus geen gedoe voor de klant”, aldus Eggens. “Hierin zit ook een stimulans voor de leverancier om scherp de ontwikkelingen in de gaten te houden en te zorgen voor betere, goedkopere en betrouwbare spullen”, reageert Vliegenthart: “Het fijne is ook dat het een abonnementsvorm is, dus je hoeft niet alles in één keer aan te schaffen. Voor het verantwoord gebruik hebben we een gedragscode, die we ook samen hebben opgesteld.” Medewerkers, bewoners en hun familie werden vroegtijdig bij de invoering van de nieuwe technologie betrokken. Er werden twee demokamers ingericht, zodat bewoners en hun familieleden alvast de nieuwe technologie konden ervaren en medewerkers rustig konden oefenen. Sinds eind vorig jaar is heel Talma Hof voorzien van de nieuwe zorgtechnologie, waarbij alle kamers een nieuw zorgalarmeringssysteem hebben gekregen, met een derde generatie Slimme Optische Sensor (SOS) die interpreteert en analyseert en voor iedere bewoner afzonderlijk instelbaar is. Zo is een optimale privacy en veiligheid gewaarborgd.

Directe winst
“De grootste directe winst vind ik, dat medewerkers geen nachtrondes meer lopen. We merken nu al dat er ’s nachts meer rust is. Bewoners slapen beter en ook ’s ochtends is er minder onrust”, vertelt een enthousiaste Vliegenthart: “Vanuit onze visie op Betrokken zorg betekent dat dus dat je alleen naar de mensen toegaat als het echt nodig is. Daarmee geef je bewoners meer rust en privacy.” Ook het aantal ‘valse’ meldingen is enorm teruggelopen. Er gaan geen sensoren meer af door bijvoorbeeld een bewegende deken. Door de betrouwbare techniek, kunnen medewerkers beter afwegen of ze wel of niet naar een bewoner toe moeten. “Hierdoor hebben ze meer tijd voor de mensen die zorg nodig hebben. De zorgkwaliteit en de aandacht voor mensen neemt hierdoor toe”, aldus Vliegenthart.

Prikkel
“Kwaliteit staat voorop”, zegt Vliegenthart. “Samen hebben we de doelen en resultaten op gebied van geld, tijd, organisatie en efficiency helder gemaakt.” Daartoe stelden ze vanuit een nulmeting Kritieke Prestatie Indicatoren (KPI’s) op waarin de doelen en resultaten staan omschreven, zoals bijvoorbeeld: het systeem mag nooit uitvallen en heeft een betrouwbaarheid van 99,8%. Vliegenthart: “We streven hetzelfde doel na, maar met een verschillende prikkel. Zo hebben we een bonus-malusregeling. Als we de KPI’s halen, dan krijgt Avics een bonus en andersom niet.” Soms is het lastig de KPI’s te halen. “Dan is de organisatie op schrift klaar voor de verandering, maar blijkt de praktijk nét iets anders”, aldus Eggens. “Het is een andere manier van werken die doorwerkt in de organisatie”, bevestigt Vliegenthart. “Daarom blijven we hierop sturen zodat mensen niet terugvallen in oud gedrag. Behalve de contacten met de medewerkers, helpen de KPI’s daarbij. Die geven een onafhankelijk beeld.” Alhoewel het technische deel van het project is afgerond, lopen daarom het implementatietraject, de borging bij de gebruikers en de samenwerking met de leverancier nog jaren door. “Voorheen waren we na de oplevering niet meer betrokken bij het dagelijks gebruik. Nu wel, waardoor we veel betere resultaten halen”, stelt Eggens. Dat laatste kan Vliegenthart alleen maar beamen: “Het kost tijd om de veranderingen vorm te geven, maar we zetten grote stappen in de goede richting en dat is ontzettend mooi om te zien.” Talma Hof is het eerste project van nieuwe zorgtechnologie binnen ZONL. Bij de volgende projecten wordt opnieuw aanbesteed. Zeker is dat ZONL de ervaringen met Talma Hof meeneemt en weer op basis van samenwerking en dienstenmodel zal werken.